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Adobe annuncia i risultati della ricerca ‘L'automazione dei processi documentali - Percezione e orientamenti delle aziende italiane', commissionata con l'obiettivo di studiare l'impatto dei processi documentali sul business delle aziende italiane, gli investimenti finora realizzati e le possibili evoluzioni future. La ricerca ha coinvolto un campione di 50 aziende italiane.
La propensione a innovare è legata ad alcuni fattori comuni quali la grande attenzione ai costi per rendere meno dispendiose alcune attività, la revisione virtuosa dei processi per accrescere l'efficienza dell'intero workflow e la necessità di adeguarsi ai cambiamenti normativi. Si aggiunge a questi un elemento chiave riconosciuto ormai come centrale, ovvero il valore che i processi documentali potrebbero assumere se integrati con un'ottica 2.0. La diffusione del web anche nel mondo enterprise sta evidentemente accelerando la cultura del ‘document sharing' come strumento di lavoro quotidiano, con un conseguente aumento dell'attenzione verso soluzioni tecnologiche avanzate di gestione documentale. , rivela che il 21% delle imprese ha già portato a termine investimenti nell'automazione dei processi documentali, il 15,6% ha pianificato progetti tecnologici in quest'area nei prossimi 12-18 mesi e una quota maggioritaria del campione (23%) è intenzionato a investire entro un anno e mezzo.
L'importanza assegnata all'investimento è fortemente condizionata dall'obiettivo atteso da un progetto di automazione dei processi documentali. In una classifica stilata da 1 (massima priorità) a 7 (minima priorità), le aziende attribuiscono il massimo valore all'efficienza, la semplicità e l'efficacia delle procedure (3,30), alla conformità normativa.
La necessità di aumentare l'efficienza, migliorare la produttività e favorire le relazioni interne ed esterne spinge le imprese italiane a ottimizzare i processi di business, evolvendo verso workflow completamente digitali. Come dimostra l'indagine, le aziende sono sempre più attente alle tecnologie in grado di accelerare il raggiungimento dei propri obiettivi di business, soprattutto se utilizzate in modo (3,60) e, al pari, alla riduzione dei costi e la protezione dei documenti (4,20) integrato e in una logica 2.0. L'automazione dei processi documentali, soprattutto in riferimento a quelli maggiormente critici per l'azienda, può contribuire infatti in misura significativa al raggiungimento dei livelli di sicurezza e di servizio adeguati, dei requisiti di compliance e di efficienza operativa, aspetti oggi assolutamente stringenti per le aziende italiane per il successo del proprio business.
Lo studio evidenzia inoltre come alcuni settori merceologici siano più sensibili all'implementazione di progetti di automazione del workflow aziendale, sia per motivi strutturali sia in relazione ad esigenze specifiche. Ad esempio la Pubblica Amministrazione e l'Industria sono spinte a credere nell'automazione di processo dalla necessità di un'automazione di base, il comparto Finance e Hi-tech da un obiettivo di R&D e il settore Retail da un'esigenza di gestione della supply chain. Altri fattori aggiuntivi motivano poi ulteriormente a innovare in questo ambito quali la crescita del web come infrastruttura tecnologica di base e il risparmio di carta per il Finance, l'integrazione della PEC per Retail e PA e il consolidamento di processi e sistemi per l'Industria.
All'interno della stessa organizzazione, alcuni uffici o dipartimenti si rivelano più attenti all'automazione documentale, valutata come un'area prioritaria in cui investire; in cima alla graduatoria si colloca l'area amministrativa, seguita da quella degli acquisiti e delle vendite/marketing, mentre HR, area legale e R&D sono quelle a più basso potenziale di crescita. Tuttavia, nonostante i numerosi influenzatori e soggetti direttamente coinvolti, il ruolo chiave nelle decisioni di investimento è giocato dal top management che, nella persone dell'Amministratore Delegato (33%), del CIO (24%) e del Direttore Finanziario (17%), detiene il potere di confermare o bloccare l'acquisto di questo tipo di soluzioni.
Il quadro delineato nel corso dell'indagine è dunque quello di uno scenario in crescita e con prospettive di sviluppo nel medio termine, caratterizzato da importanti segni di dinamismo, fiducia e ottimismo, nonostante un'ovvia prudenza, data anche dalla congiuntura economica. Nei prossimi anni l'andamento nel campo dell'automazione del workflow sarà positivo e gli elementi che faranno da traino per una maggiore automazione dei processi documentali saranno la volontà di avviare iniziative specifiche - in particolare correlate a progetti di fatturazione elettronica, gestione digitale della contrattualistica e del cedolino elettronico - la crescita del web come infrastruttura tecnologica e soluzioni verticalizzate per settori merceologici.
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